Técnicas de Gerenciamento de Tempo

O gerenciamento de tempo refere-se ao uso criterioso do tempo para alcançar sucesso na vida. O gerenciamento de tempo ajuda um indivíduo a fazer o melhor uso possível do tempo. É essencial para os indivíduos valorizarem o tempo e alocarem o tempo certo para a atividade certa.

Vamos ver algumas técnicas de gerenciamento de tempo:

• Estabeleça suas prioridades. Saiba o que precisa ser feito com urgência. Prepare uma "Lista de Tarefas" ou um "Plano de Tarefas" para anotar as tarefas que você precisa completar em cada intervalo de tempo atribuído a cada atividade. Tarefas de alta prioridade devem ser escritas no topo, seguidas por tarefas que podem ser feitas um pouco mais tarde. Certifique-se de seguir sua lista de tarefas.
• Certifique-se de terminar suas atribuições dentro do prazo estipulado. Marque as tarefas que você já terminou. Se você terminar suas atribuições antes do prazo, presenteie-se com um chocolate.
• Entenda a diferença entre trabalho urgente e importante. Gerencie bem seu trabalho. Não comece o dia com algo que não seja tão importante e possa ser feito um pouco mais tarde. Primeiro termine o que é urgente e importante. Não espere pelos lembretes do seu chefe.
• Mantenha o foco. Não deixe sua estação de trabalho se tiver algum trabalho urgente para fazer. Dar passeios no meio de um trabalho urgente quebra a continuidade e um indivíduo tende a perder o foco. Indivíduos que desperdiçam tempo no trabalho acham difícil sobreviver ao estresse no local de trabalho.
• Inclua tempo para seus intervalos para chá, navegação na internet, chamadas pessoais e assim por diante em sua agenda diária. É importante. O ser humano não é uma máquina que pode trabalhar por oito a nove horas seguidas. Reserve meia hora a quarenta e cinco minutos para verificar atualizações em sites de redes sociais, ligar para seus amigos ou família ou fazer intervalos para fumar, etc.
• Estabeleça metas realistas e alcançáveis para si mesmo. Saiba o que você precisa alcançar e em que período de tempo? Não minta para si mesmo. Atribuir uma hora a uma tarefa que você mesmo sabe que exigiria muito mais tempo não faz sentido.
• Não se sobrecarregue. Diga um não firme ao seu chefe se sentir que não será capaz de concluir uma determinada atribuição dentro do prazo estabelecido. Não se preocupe, ele não vai se sentir mal. Provavelmente ele pode atribuir o mesmo a qualquer um dos seus colegas de trabalho. Aceite tarefas nas quais você realmente tem confiança.
• Seja disciplinado e pontual. Evite tirar folgas desnecessárias do trabalho, a menos que haja uma emergência. Chegue ao trabalho na hora, pois isso ajuda você a planejar melhor o seu dia.
• Mantenha as coisas em seus devidos lugares. Arquivos devem ser mantidos em suas respectivas gavetas. Grampeie documentos importantes e coloque-os em uma pasta apropriada. Aprenda a ser um pouco mais organizado. Isso economizará seu tempo que é gasto em buscas desnecessárias.
• Não trate sua organização como uma mera fonte de dinheiro. Mude sua atitude. Evite jogar jogos no computador ou celulares durante o horário de expediente. Isso é anti-profissional. Não trabalhe apenas quando seu chefe estiver por perto. Assumir a responsabilidade pelo trabalho compensa a longo prazo.
• Desenvolva o hábito de usar um organizador. Isso ajuda você a planejar as coisas melhor. Mantenha um bloco de notas e uma caneta à mão. Não escreva números de contato ou IDs de e-mail em papéis soltos. Você desperdiçará metade do seu tempo procurando por eles. Gerencie seus e-mails. Crie pastas separadas para cada cliente. Não polua sua área de trabalho.

Papel dos Gerentes em Inculcar Habilidades de Gerenciamento de Tempo nos Funcionários

Você acha difícil completar atribuições no prazo?

"Lembre-se de que o tempo, uma vez passado, nunca volta." Fazer a coisa certa no momento certo é uma arte e requer planejamento e entendimento. O gerenciamento de tempo nada mais é do que fazer o melhor uso possível do tempo.

Gerentes e superiores desempenham um papel importante na inculcação de habilidades de gerenciamento de tempo nos funcionários:

O papel dos superiores não é apenas ficar em cabines fechadas, mas também monitorar os subordinados. Os gerentes devem liderar pelo exemplo. A melhor maneira de terminar o trabalho no prazo é ser pontual no local de trabalho.

Se você espera que os membros de sua equipe cheguem ao escritório pontualmente, você mesmo precisa ser disciplinado. Quase em todos os lugares, os superiores têm alguma liberdade, mas não devem abusar de seu poder.

As regras e regulamentos de uma organização não são apenas para os subordinados, mas também para os líderes de equipe e superiores. Os gerentes devem aderir às diretrizes da organização para que os membros de sua equipe respeitem as políticas da empresa.

Peça aos seus funcionários que mantenham suas estações de trabalho organizadas. Vá até cada uma de suas mesas e verifique se os arquivos e pastas foram organizados corretamente ou não? Certifique-se de que não haja montes de papel em suas mesas. Instrua seus funcionários a limpar suas gavetas pelo menos uma vez por semana.

Peça ao seu supervisor administrativo para fornecer blocos de notas, registros, canetas, pastas etc. a todos os seus funcionários. Aponte-os se eles escreverem em papéis soltos. Como gerentes, é sua responsabilidade apontar seus erros para que gerenciem as coisas adequadamente. Verifique pessoalmente suas gavetas de vez em quando.

Delegue responsabilidades a eles de acordo com sua especialização, qualificação educacional e experiência. Projete suas áreas-chave de responsabilidade após discutir no que são melhores para que se interessem pelo trabalho e completem as atribuições no prazo. Transmita a eles suas metas e prazos desde o início. Faça-os cientes dos objetivos e metas da organização.

Mantenha um controle do desempenho dos funcionários. Instale software que informe quando um funcionário entra e sai do escritório. Implemente um sistema de relatórios sólido. Dê-lhes prazos e garanta que terminem o trabalho dentro do prazo estipulado. Aprecie os funcionários que terminam seu trabalho no prazo na presença de todos.

É essencial para os superiores saberem o que seus funcionários estão fazendo. Tente descobrir o que eles fazem o dia todo. Motive-os a preparar uma lista de tarefas. Verifique seu plano de tarefas e certifique-se de que eles façam as tarefas importantes e urgentes primeiro.

Promova vários programas de treinamento para inculcar habilidades de gerenciamento de tempo nos funcionários. Realize vários workshops onde os funcionários possam receber certas tarefas além de seu trabalho diário. Peça-lhes para terminar as atividades dentro dos intervalos de tempo atribuídos. Recompense-os adequadamente.

Seja um bom ouvinte. Os funcionários devem ter fácil acesso à cabine de seu chefe. A coordenação adequada entre os funcionários e seus líderes de equipe é essencial para um gerenciamento eficaz do tempo. Não deixe tarefas pendentes em seu fim. Dê aprovações a tempo e certifique-se de que seus membros da equipe não se envolvam em tarefas improdutivas.